Відділ документообігу виконує наступні функції:
Управління організаційного забезпечення Департаменту соціальної політики Черкаської міської ради.
- прийом, попередній розгляд, реєстрація (облік) кореспонденції та звернень громадян, що надійшли до департаменту, забезпечення розгляду керівництвом департаменту та передача кореспонденції до виконання або доведення до відома відповідальних працівників;
- контроль за строками виконання документів (доручень), в яких керівництвом департаменту встановлено завдання, строками та повнотою розгляду звернень громадян, внесення пропозицій керівництву департаменту про зняття документів (доручень) та звернень громадян з контролю або продовження термінів їх виконання;
- прийом вихідних документів від виконавців, перевірка правильності та повноти їх оформлення, реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
- узагальнення матеріалів про хід виконання контрольних доручень та стан розгляду звернень громадян, аналіз стану виконавської дисципліни в структурних підрозділах департаменту;
- розроблення та погодження номенклатури справ, систематизація, комплектування і оформлення в справи документів для передачі до архіву для подальшого зберігання; організація роботи з експертизи наукової та практичної цінності документів, здійснення відбору документів та складання актів про їх передавання на зберігання та знищення;
- ведення архівної роботи, підготовка довідок за відомостями, що містяться в архівних матеріалах;
- облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування» у відповідності до вимог законодавства;
- реєстрація наказів, окремих доручень керівництва департаменту та внутрішніх документів департаменту;
- підготовка та погодження протоколів робочих нарад, спільних заходів, графіків чергування керівництва департаменту у святкові та вихідні дні, ведення телефонного довідника департаменту;
- координація роботи структурних підрозділів та узагальнення матеріалів з поточного та перспективного планування роботи департаменту;
- вирішення організаційних питань, пов’язаних з участю керівництва департаменту у заходах, що проводяться із залученням інших підприємств, установ, організацій, засобів масової інформації, електронних видань чи громадськості;
- оприлюднення інформації та надання інформації за запитами на інформацію;
- участь у роботі комісій виконавчого комітету Черкаської міської ради та департаменту з розгляду питань, віднесених до компетенції департаменту;
- підготовка проектів розпорядчих документів з особового складу департаменту, у тому числі з питань матеріального заохочення та нагородження працівників, пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного впливу, бронювання військовозобов’язаних та призовників, ведення обліку осіб, які беруть участь у громадських роботах тимчасового характеру;
- контроль за дотриманням в структурних підрозділах департаменту вимог нормативно-правових актів з питань діловодства;
- проведення тематичних навчань для спеціалістів, що задіяні в діловодних процесах департаменту.
Відділ документообігу очолює начальник відділу
Черненко Світлана Миколаївна
Черненко Світлана Миколаївна