Відділ документообігу виконує наступні функції:

Управління організаційного забезпечення Департаменту соціальної політики Черкаської міської ради.

  • прийом, попередній розгляд, реєстрація (облік) кореспонденції та звернень громадян, що надійшли до департаменту, забезпечення розгляду керівництвом департаменту та передача кореспонденції до виконання або доведення до відома відповідальних працівників;
  • контроль за строками виконання документів (доручень), в яких керівництвом департаменту встановлено завдання, строками та повнотою розгляду звернень громадян, внесення пропозицій керівництву департаменту про зняття документів (доручень) та звернень громадян з контролю або продовження термінів їх виконання;
  • прийом вихідних документів від виконавців, перевірка правильності та повноти їх оформлення, реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
  • узагальнення матеріалів про хід виконання контрольних доручень та стан розгляду звернень громадян, аналіз стану виконавської дисципліни в структурних підрозділах департаменту;
  • розроблення та погодження номенклатури справ, систематизація, комплектування і оформлення в справи документів для передачі до архіву для подальшого зберігання; організація роботи з експертизи наукової та практичної цінності документів, здійснення відбору документів та складання актів про їх передавання на зберігання та знищення;
  • ведення архівної роботи, підготовка довідок за відомостями, що містяться в архівних матеріалах;
  • облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування» у відповідності до вимог законодавства;
  • реєстрація наказів, окремих доручень керівництва департаменту та внутрішніх документів департаменту;
  • підготовка та погодження протоколів робочих нарад, спільних заходів, графіків чергування керівництва департаменту у святкові та вихідні дні, ведення телефонного довідника департаменту;
  • координація роботи структурних підрозділів та узагальнення матеріалів з поточного та перспективного планування роботи департаменту;
  • вирішення організаційних питань, пов’язаних з участю керівництва департаменту у заходах, що проводяться із залученням інших підприємств, установ, організацій, засобів масової інформації, електронних видань чи громадськості;
  • оприлюднення інформації та надання інформації за запитами на інформацію;
  • участь у роботі комісій виконавчого комітету Черкаської міської ради та департаменту з розгляду питань, віднесених до компетенції департаменту;
  • підготовка проектів розпорядчих документів з особового складу департаменту, у тому числі з питань матеріального заохочення та нагородження працівників, пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного впливу, бронювання військовозобов’язаних та призовників, ведення обліку осіб, які беруть участь у громадських роботах тимчасового характеру;
  • контроль за дотриманням в структурних підрозділах департаменту вимог нормативно-правових актів з питань діловодства;
  • проведення тематичних навчань для спеціалістів, що задіяні в діловодних процесах департаменту.
Відділ документообігу очолює начальник відділу

Черненко Світлана Миколаївна